taod, ein aufstrebendes Unternehmen in der Beratungsbranche mit einem Fokus auf Datenanalyse, sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, dass die Arbeitszeiterfassung für Projekte ineffizient und redundant war. Mitarbeiter:innen mussten die benötigten Informationen zur Zeiterfassung gleichzeitig in Jira (Projektmanagement-Tool) und Personio (Personalmanagement-Tool) dokumentieren. Dies führte zu unnötiger Doppelarbeit und einem aufwändigen Prozess beim Zusammenführen der Daten. taod benötigte daher einen Prozess bzw. eine Anwendung, die diese Prozesse automatisiert und alle relevanten Informationen in einem System zusammenführt, sodass die Synchronisation mit Jira und Personio direkt erfolgen kann. Die erste Version des in Eigenregie entwickelten taod Time Trackers erfüllte diese Anforderungen allerdings noch nicht zufriedenstellend. Sie war funktional limitiert, die Performance wies Verbesserungspotenzial auf und für die Einführung neuer Features musste viel Zeit investiert werden.

VisualMakers erkannte das Potential für eine verbesserte und benutzerfreundliche Lösung. Basierend auf dem Feedback von taod und den Anforderungen an ein modernes Zeiterfassungssystem nahmen wir uns der Herausforderung an, eine optimierte Version 2.0 des taod Time Trackers zu entwickeln. Unter Verwendung von Bubble, der führenden No-Code-Plattform, und Make, ehemals Integromat, erarbeiteten wir eine Web-Applikation, die eine effizientere und intuitivere Nutzererfahrung bietet. Wir legten großen Wert auf die nahtlose API-Kommunikation zwischen Bubble, Make und den externen Systemen Jira und Personio, um Doppelarbeit zu vermeiden und eine direkte, fehlerfreie Synchronisation zu gewährleisten. Etwa 50% der bereits vorhandenen Strukturen wurden übernommen, während der Rest der Plattform mit einem neuen, responsiven Layout und verbesserter Performance konzipiert wurde. Die Schwerpunkte lagen dabei auf schlankeren API-Aufrufen, einem sorgfältigen Einsatz von Custom States in Bubble und anderen Optimierungen, welche die Gesamtarbeitszeit automatisch berechnen und so das Eintragen der Arbeitszeiten in wenigen Schritten ermöglichen.

Durch unseren Einsatz konnte taod eine deutlich verbesserte Version ihres internen Zeiterfassungstools einführen. Die Version 2.0 des taod Time Trackers bietet nun eine benutzerfreundliche Oberfläche mit deutlich reduzierter Komplexität und schnellerer Performance, wodurch die Effizienz im Arbeitsalltag signifikant gesteigert wurde. Die Mitarbeiter können nun ihre Zeiten einfacher und schneller erfassen, während gleichzeitig die Fehleranfälligkeit durch weniger Bugs drastisch verringert wurde. Die direkte Verbindung zu Jira und Personio hat die doppelte Dateneingabe eliminiert und die Zusammenarbeit und das Projektmanagement im Unternehmen nachhaltig verbessert.