Wie upmin mit Bubble.io den Onboardingprozess seiner Kunden automatisiert hat

VisualMakers konnte upmin durch die Anbindung einer individuellen Webanwendung basierend auf Bubble.io dabei unterstützen, das gesamte Kunden-Onboarding zu automatisieren.

Berlin, Deutschland

45 Mitarbeiter

Anbieter für digitale Immobilien-Hausverwaltung

Immobilienbranche

Das Problem

upmin bietet Eigentümern von Immobilien eine Plattform, welche gegen eine geringe Gebühr Werkzeuge zur Verfügung stellt, um jene transparent und digital verwalten zu lassen. Dadurch entfällt der lästige Papierkram und die dicken Aktenordner können zukünftig im Archiv verschwinden. Zur Umsetzung dieses Wunschkonzeptes benötigt das Team von upmin jedoch auch eine Vielzahl von Informationen und Daten vom Kunden, um diese anschließend geordnet und strukturiert auf der Plattform darstellen zu können.

Der Prozess zum Erfassen jener Daten spiegelt dabei perfekt das Problem papiergebundener Aktenordnung wider. Daten werden erfasst, händisch kontrolliert, von Hand zu Hand gereicht, um im Anschluss wieder im Ordner zu verschwinden.

Dass diese Arbeit nicht nur monoton, sondern auch gleichbleibend ist, wird schnell deutlich. Das Potenzial zur Automatisierung ist dadurch nicht nur gegeben, sondern zwingt einen förmlich zum Handeln.

Darüber hinaus sieht sich das Team von upmin mit der Herausforderung konfrontiert, dass das Implementieren einer externen, für diesen speziellen Fall herkömmlich programmierten Software-Lösung i. d. R. nicht nur sehr viel Geld kostet, sondern auch mit einer Abhängigkeit vom Softwarehersteller hinsichtlich Wartung, gewünschter Erweiterungen und auftretender Probleme verbunden ist. Fehlende Transparenz ist hier ein nicht nur selten verwendeter Stichpunkt. Auch die Kommunikation zwischen dem Business Development Team und den Softwareentwicklern führt nicht selten zu komplett anderen Vorstellungen über die Funktionsweise sowie das Aussehen der gewünschten Lösung hinsichtlich der Corporate Identity (kurz: CI).

Zusammengefasst benötigt das Team demnach eine agile, flexibel anpassbare Software-Lösung, welche den Prozess ganzheitlich abdeckt, automatisiert und dabei auch noch Ressourcen, wie bspw. Zeit und folglich Geld spart.

Vom Traum zur Realität? Willkommen bei bubble.io!

Die Lösung

Für die o. g. Wunschlösung konzeptionierten wir von VisualMakers im Auftrag von upmin eine Sales Webapp, welche über drei hochleistungsstarke und simple No-Code Toolsets eine vollumfängliche, ganzheitliche und flexibel anpassbare Automatisierungslösung für eben jenes Problem. Warum simpel? Just keep on reading!

Zunächst zu den No-Code Tools:

1.     Bubble.io – Das Herzstück dieser Webapp ist das „Drag-and-Drop“ Tool Bubble.io. Dieser sorgt für die Bereitstellung der zukünftigen Webanwendung und ermöglicht den präzisen Nachbau des gesamten, bisher manuellen Ablaufs. Das Ganze funktioniert nach dem Baukastenprinzip. Schritt für Schritt kann festgelegt werden, was als Nächstes passieren soll, sollte der z. B. Kunde mit dieser Anwendung interagieren.

2.     Airtable – Dient als visueller und cloudbasierter Datenbankservice, welcher neben einer übersichtlichen Struktur auch viele verschiedene Funktionen bereitstellt, ohne eine Zeile Code schreiben zu müssen.

3.     Make – ein flexibles Toolset, welches die Funktionen der o. g. Systeme in einem einzigen Gesamtprozess vereint und dabei nach Belieben verändert und optimiert werden kann.

Über Bubble.io wird dem Kunden ein Link generiert, mit dem Daten, wie z. B. die Kundennummer, die Vertragsart oder ob es sich um einen bspw. Bestandskunden handelt, abgeglichen werden. Basierend auf diesen Informationen werden dem Kunden nun unterschiedliche Ausgaben angezeigt. Vom Eintragen der eigenen Immobilien bis hin zur Abfrage nach Kundeninfos wird genau dort angesetzt, wo der Kunde zuvor aufgehört hat, sollten nicht alle Informationen sofort vorliegen. Diese Daten werden dann in die Airtable-Tabelle übernommen, via Make mit anderen Anwendungen kombiniert und am Ende steht der unterschriftsfähige Vertrag. Die entsprechende Make Automatisierung wurde hier vom Partnerunternehmen wemakefuture umgesetzt.

Wichtige Info: Das Ganze funktioniert auch ohne Make. Dieses dient lediglich dazu, die anderen, bisher im Unternehmen etablierten Softwarelösungen weiterhin verwenden zu können.

Nach eigenen Angaben werkelt mittlerweile die ganze Abteilung permanent an diesem Prozess und optimiert ihn selbstständig weiter, ohne auch nur einen einzigen Softwareentwickler an Bord zu haben. Zitat von upmin: „Die Anpassungsfähigkeit ist einfach geil, auch wenn wir die CI wechseln würden, könnten wir u. a. das Layout einfach ändern“

Zusammengefasst: Mithilfe einer Bubble.io Sales Webapp, welche sämtliche Benutzer- und Personendaten aufnimmt, in eine AirTable Datenbank übernimmt und somit die Umwandlung in einen vollumfänglichen Vorvertrag vorantreibt, hat upmin nun einen neuen, flexiblen, leistungsfähigen Self-Onboarding-Prozess für seine Kunden etabliert.

Zitat upmin:“Die Infos vom Vertrag müssen nur noch 1x in 4-5 Minuten durch das Sales-Team gecheckt werden, das wars! Keine Sales Gespräche, keine händische Datenaufnahme, der Kunde macht sein eigenes Onboarding!“

Das Ergebnis

Insbesondere das Business-Development Team ist hellauf begeistert darüber, was No-Code Tools und im speziellen Bubble.io leisten können. Die Eintrittshürde in die Softwareentwicklung wird für die eigenen Mitarbeiter extrem verringert.

Das Resultat:

1.     Die Motivation der Mitarbeiter steigt an, sich mit diesen Tools zu beschäftigen.

2.     Lösungen können einfach und schnell gefunden, getestet und implementiert werden.

3.     Logiken zu verstehen und Lösungen zu entwickeln, stellt keine große Herausforderung dar.

4.     Die Nähe zwischen dem Business- und Produkt-Development wird gegeben.

5.     Es ist deutlich einfacher geworden, in Bereiche vorzustoßen, welche vorher aufgrund ihrer Komplexität und ohne Vorkenntnisse unantastbar gewesen wären.

Und was bedeutet das jetzt für das Unternehmen? Was konnte upmin neben diesen Erkenntnissen mitnehmen?

  • 80% Zeitersparnis für das Onboarding neuer Kunden
  • Der Onboarding-Prozess läuft ohne direkten Kontakt zu Mitarbeitern
  • Mitarbeiter können die Webapp managen und umstrukturieren. Es werden keine externen Software-Entwickler benötigt
  • Das Einbinden des Prozesses hat lediglich 3 Arbeitswochen inkl. 4 Iterationen und Testphasen benötigt.

Egal ob komplexer oder einfacher Prozess. Mit Bubble.io hat upmin eine unkomplizierte, schnelle, einfache, flexible und kostengünstige Lösung gefunden. Nicht nur wirtschaftlich, sondern auch hinsichtlich der (psychischen) Entlastung der Mitarbeiter, ein voller Erfolg!

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