Mit dem starken Wachstum von FREE NOW in den letzten Jahren ist auch die Anzahl der Mitarbeiter stark gewachsen. Teilweise wurden jeden Monat 60 neue Mitarbeiter eingestellt - Durch den Ansturm musste das Team von Kevin Schulze,  Senior Solutions Architect, mit seinem Team einen Großteil seiner Zeit für den technischen Onboarding-Prozess aufwenden.

Dementsprechend weniger Kapazitäten waren für umsatzfördernde Projekte vorhanden - und zusätzlich war das Team bald nicht in der Lage war, die neuen Mitarbeiter von FREE NOW schnell genug in einen produktiven Zustand zu versetzen.

Mit Python-basierten Prozessen benötigte Kevins Team 34 Stunden, um ein Batch neuer Mitarbeiter einzuarbeiten. Außerdem bestand die ständige Gefahr, dass bei einer Änderung des Onboarding-/Offboarding-Prozesses diese Änderungen den Prozess erheblich verlängern würden, da Python-Skripte weder flexibel noch leicht zu pflegen sind.

Kevin hat sich vor allem aus zwei Gründen für Workato entschieden: Erstens gibt es keine Konnektivitätsbeschränkungen - alles, was über eine API verfügt, kann mit Workato verknüpft werden - und zweitens konnte jeder in Kevins Team die Konnektivitätspfade und die spezifischen Ziele jedes Workato-Rezepts überwachen, weil keine Programmierkenntnisse nötig sind.

Mit Workato kann FREE NOW wichtige Anwendungen wie Workday, Jira, G-Suite, Active Directory und Okta automatisieren, wodurch die manuelle Arbeit beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern entfällt.

Die Lösung ist intuitiv, nahtlos und für das gesamte Team leicht zu verwalten. Sie sorgt für ein neues Produktivitätsniveau, steigert die Effizienz beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern und zeigt dem gesamten Unternehmen, wie die Automatisierung eine Vielzahl an Geschäftsprozessen radikal verbessern kann.

Mit der Lösung, die Kevin und sein Team mit Workato entwickelt haben, erfordert 95 % weniger Zeitaufwand und verringert die Personalkosten des Prozesses um 98 %. Dadurch kann Kevins Team seine Energie auf kritischere, umsatzfördernde Projekte fokussieren und gleichzeitig sind die neuen Mitarbeiter durch den neuen Prozess schneller einsatzfähig.

Wie Kevin es so schön ausdrückt, muss das Team keine Tickets mehr "herumschieben", um Mitarbeiter on- und offzuboarden, sondern der ganze Prozess läuft automatisiert. Das Projekt hat die ganze Firma dazu inspiriert, nach immer mehr Automatisierungsmöglichkeiten zu suchen.

FREE NOW hat seitdem eine Reihe anderer Automatisierungsprojekte in Angriff genommen, darunter die Verwaltung von Anlagen, die Sortierung von HR-Dokumenten und Slack-Benachrichtigungen für verschiedene Unternehmensanfragen und Selbstbedienungsanforderungen. Das Ergebnis sind straffere Prozesse und ein insgesamt verbessertes Mitarbeitererlebnis.